議事録をとる上で心がけているポイント

はじめに

私自身が出来ているのかわかりませんが、個人的に気をつけている議事録のポイントを共有します。
議事録とはそもそも「何のために」とる必要があるのでしょうか。自分のメモを共有するのではだめなのでしょうか。

議事録とメモの違い

まず、議事録と会議のメモは異なります。
「メモ」は自分自身の忘備録として活用するものだと思います。
そのため、例えば走り書きでも単語の羅列でも「自分がそのメモを見て思い出せれば」メモをとる目的を果たせます。
ですが、議事録はそうではありません。
議事録をとる目的として多くを占めるものが「会議での決定事項を明確にし、関係者に共有すること」ではないしょうか（目的は他にもあります）。
そしてその「関係者」全員が、会議に参加しているとは限りません。
つまり、「自分だけのためにとればいい」メモとは異なり、「会議に参加していない人でも、その会議での決定事項が分かるように議事録を書く」必要があります。
このため、議事録がメモ書きになってしまっていては、議事録の目的を果たせないのです。

３つのポイント

……と尤もらしいことを書いてしまったのですが、具体的にどうすれば「会議に参加していない人でも、その会議での決定事項が分かるように議事録を書く」ことができるのか分からないですよね。
個人的に気をつけている大きなポイントとしては以下のとおりです。

①決定事項とその趣旨を簡潔に記載する

決定事項だけでなく、その趣旨（なぜそうするのか）を記載することで、会議内容がより具体化されます。
ただ、決定事項までの流れをつらつらと書いてしまうと、議事録を読んでいる途中で「結局どうなったのか」が伝わりづらくなってしまいます。そのため、決定した事項と「なぜそれが必要なのか」を簡潔に書きます。

②体言止めにせず、動詞まで記載する

体言止めで記載してしまうと、具体的に何を行うのか（何が起こっているのか）が不明瞭になってしまいます。そのため、動詞を用いてより具体的に記述します。
例）「〜でコストの低下」→「コストが下がった」のか「コストが下がっている」のか「コストを下げる」なのかが分からない

③今後のアクションとして、「誰が」と「何を」をセットで記載する（必要あれば「いつまでに」）

「誰が行うのか」という「そのアクションの責任が誰にあるのか」を明確にします。責任を明確にすることで、後々問題が発生したときにも役立ちます。
ひとまずこの３つを抑えておくといいんじゃないかなと思います。

おわりに

「議事録」っていうと難しい気もしちゃいますが、要は「誰が見ても会議内容が分かる記録」なんですよね。
議事録を取ることで会議の理解度を深められたり、「相手に伝わりやすい文章」と「要約する力」を身につけられると思うので、私も引き続きがんばります。